Uma descrição de cargos é bem mais do que uma mera formalidade, é uma ferramenta útil e necessária para vários processos da gestão de pessoas.
O que é uma descrição de cargos?
Uma descrição de cargos é a formalização, em documento escrito, das atribuições, responsabilidades e especificações dos requisitos de um cargo na organização. Ela deve ser o mais clara e concisa possível, pois é base para uma série de processos no RH.
Cada descrição de cargos é única, ou seja, as atividades descritas compreendem um cargo distinto em toda a extensão de seu significado.
Resumindo, podemos afirmar que a descrição é o processo que consiste em determinar os elementos ou fatos que compõem o dia a dia de um cargo e este processo não deve ser entendido como um processo estático ou que uma vez terminado pode-se esquecer do assunto. Muito ao contrário, ele é um processo dinâmico que acompanha a própria dinâmica das mudanças da empresa e dos cargos.
Aplicações para a descrição de cargos
Abaixo seguem três exemplos de como uma descrição de cargos bem elaborada pode ajudar a sua empresa.
1.Auditoria: ela é uma documentação necessária para a auditoria da ISO 9001, a qual é base para outras normas de qualidade.
2.Recrutamento e seleção: auxilia no processo de recrutamento e seleção permitindo ao recrutador entender o cargo e seus requisitos para captar profissionais no mercado.
3.Avaliação de competências: apoia o mapeamento de competências para o processo de avaliação de competências dos colaboradores e a entrevista por competências.
Qual é a estrutura de uma descrição de cargos?
O formato mais comum inclui o título do cargo, a missão, as atividades, a formação e a experiência exigida e é comum se adotar modelos diferentes para perfis de cargos na organização. Aqui está um exemplo das estruturas essenciais a uma descrição de cargos:
Identificação: identifique o nome do cargo, e seja criterioso para escrevê-lo corretamente e por completo.
Organograma: indica o posicionamento do cargo na estrutura hierárquica. A quem ele se reporta? Quem responde a ele?
Missão: explica o principal objetivo que o cargo deve atingir. Indique o que o cargo faz, para quê ele faz e sua abrangência.
Atividades: são as atividades desempenhadas visando atingir o objetivo do cargo. O que faz? Como faz? Porque Faz?
Experiência: tempo de experiência profissional necessário para atingir o desempenho desejado. Indique o tempo e/ou tipo de experiência.
Formação acadêmica: indica o grau de instrução mínimo e desejável que uma pessoa deve ter para exercer a função.
Competências: são as principais competências exigidas e/ou desejadas para o cargo.
Treinamentos obrigatórios: treinamentos requeridos ou a serem aplicados ao ocupante do cargo.
Como um sistema de RH pode ajudá-lo com este processo?
Um sistema de RH especializado em gestão de pessoas ajudará você a conduzir melhor seu processo de descrição de cargos. Além de manter todos seus documentos padronizados, ele também fornecerá modelos elegantes de visualização e uma forma prática de distribuir estes documentos com segurança através de um portal.
Um software especializado incorporará um processo de workflow para a criação e revisão das descrições de cargos com um formulário online e o controle do acesso as descrições será determinado pelo RH podendo-se chegar até ao detalhamento cargo a cargo.
Normalmente estes sistemas permitem a você criar quantos modelos de descrição forem necessários e contam com uma enorme facilidade para descrição, revisão e pesquisa das informações contidas em uma descrição de cargo.
Dê adeus ao Word e Excel e ganhe produtividade, padronização e organização em seu processo!