Plano de Comunicação do RH: por onde começar a construí-lo

Não é novidade para as organizações que estamos vivendo uma nova realidade no mercado de trabalho, com desafios que exigem das empresas novos modelos de gestão e novas formas de se relacionar com os colaboradores.

No material Tendências do RH, abordamos como a Transformação Digital, engajamento, propósito, cultura e a colaboração  são pilares estratégicos do RH, e impactam positivamente no futuro das organizações.


A novidade (muitas vezes não tão óbvia quanto parece) é que todos esses processos são vividos e realizados através dos nossos talentos e para todos eles acontecerem de forma genuína precisamos ter um plano de comunicação eficiente e diferenciado.

Por que fazer um plano de comunicação e como torná-lo estratégico?


De maneira geral, as organizações priorizam a comunicação eficiente com seus clientes, fornecedores, parceiros e potenciais candidatos, mas não tratam com o mesmo grau de importância a comunicação com os próprios colaboradores.


Esse aspecto impacta negativamente as organizações, uma vez que para termos engajamento, alinhamento cultural, propósito e colaboradores felizes, eles precisam estar no centro das ações. A comunicação é o principal instrumento nesse movimento, pois permite que os pilares estratégicos do RH ajudem a aumentar o engajamento.


Mas como isso acontece? Como a comunicação impacta de forma negativa e direta o ambiente organizacional?


Um problema na comunicação pode ser percebido no escritório quando há reuniões infinitas e sem objetivo, uma baixa na produtividade e a falta de informação gera insegurança nos colaboradores.


Na área de vendas, podemos perceber que a comunicação está com problemas quando a competitividade não é saudável, quando os vendedores não conhecem as campanhas e promoções que estão ativas, quando a companhia não está batendo as suas metas ou há muita rotatividade.


Nas áreas de operação problemas de comunicação interna geram retrabalho, atraso nas entregas, e podem impactar na rotina dos profissionais causando até acidentes de trabalho.


Bom, já vimos como a falta de uma boa comunicação pode ser prejudicial ao negócio. Agora, para tornar a sua comunicação estratégica, é importante começar pelo básico. Reflita: “Eu consigo explicar para o meu colaborador ou meu colega qual é a estratégia da empresa? Para onde estamos indo? Quais resultados queremos alcançar? Por que esses resultados são importantes para a organização? Por que todos estamos fazendo o que fazemos?”


Se você tem clareza dessas respostas, é só seguir as orientações a seguir e com certeza sua organização já terá outra maturidade de comunicação. Se você não conseguiu responder, é importante que a primeira etapa seja buscar essas informações e entendê-las de forma clara para que você consiga compartilhar com os diferentes públicos e clientes internos.



O papel do RH estratégico no plano de comunicação


Somente quando dedicamos tempo para desenvolver um plano de comunicação robusto é que essa iniciativa tem chances reais de atingir os resultados esperados.


Muitas vezes quando precisamos nos comunicar, não temos uma visão geral dos objetivos à serem atingidos e ações que serão realizadas para chegar lá.


Isso faz com que a comunicação se resuma à “Precisamos comunicar esse problema. Vou escrever um email.” e “As pessoas precisam saber sobre essa política. Vou criar uma apresentação do Powerpoint”.


Uma área de RH que trabalha a comunicação estrategicamente pensa seu plano de comunicação para além apenas da mensagem base, respondendo as perguntas:


  1. O que é preciso comunicar?

  2. Como e quando comunicar?

  3. Quem são as pessoas que precisam receber essa comunicação?

  4. Quais são os fluxos de comunicação de empresa?

  5. Qual é o objetivo de cada informação compartilhada?

  6. Quais métodos de mensuração vou utilizar?

  7. Como garantir a absorção da informação?

  8. Os conteúdos têm relevância estratégica para a organização?

  9. O colaborador precisa fazer algo ao receber essa informação? O que?

Outro ponto importante e que não se pode perder de vista é que esse planejamento precisa ser definido de forma colaborativa, pois diferentes perspectivas e opiniões ajudam na construção de um plano robusto, diversificado e eficaz para os diferentes perfis de talentos.  Para isso, o RH pode criar um Comitê de Comunicação na empresa, por exemplo.


Vale ressaltar que o RH é fundamental no alinhamento das lideranças sobre a importância da comunicação, além de guiar a melhor forma dessa comunicação acontecer. O ideal é que seja descentralizada e que os líderes se sintam empoderados e saibam como comunicar as informações. Lembrando que se esse processo de comunicar ser restrito ao RH, a área deixa de ser estratégica, absorvendo integralmente a rotina operacional do processo.


Como definir o plano de comunicação da sua empresa? Como conectar com o propósito da empresa?


A conexão entre a comunicação e o propósito da organização não é simplesmente ter o propósito colado na parede do escritório ou ele estampado em brindes para os colaboradores. Para o seu plano de comunicação estar conectado com o seu propósito, o RH deve puxar uma reflexão com as principais lideranças sobre o que esse propósito inspira.


Na SocialBase, temos como propósito “Estabelecer conexões verdadeiras entre a empresa e colaboradores, proporcionando desenvolvimento e crescimento conjunto, por meio da Comunicação Interna”, e ele se reflete em tudo que fazemos, principalmente com relação à comunicação.


Pensando nisso, sempre nos perguntamos “essa comunicação que estou fazendo, traduz nosso propósito e com a realidade vivida no dia a dia da empresa?”.  Isso porque é importante que a comunicação converse não somente com o propósito mas também com os valores da organização.

Para mostrar o quanto é possível realizar o sonho de iniciar a comunicação na sua empresa, seguem quatro dicas simples que já farão diferença na sua empresa.


Alinhamento estratégico


Todos os colaboradores precisam saber qual é a meta global da organização. Só assim as áreas estarão alinhadas, e o cascateamento correto ocorrerá permitindo que o resultado almejado seja atingido.


Guardar a estratégia e meta da organização a sete chaves veta a transparência e cria barreiras desnecessárias que impedem o colaborador de vestir a camisa da empresa, dificulta o engajamento e enfraquece totalmente o propósito de pertencimento do colaborador com a organização. O resultado final desse ciclo é a baixa performance da empresa, ou seja, perda de rentabilidade.


Recursos


Conforme já compartilhado nesse artigo, para o plano de comunicação atingir seus resultados é necessário que seja realizado um plano de ação e não simplesmente divulgação de informações desconexas. Informações desconexas deixam a visão do colaborador poluída, dificultando a compreensão da mensagem compartilhada.


Para que isso não aconteça, o primeiro passo é ter o alinhamento com a alta liderança da importância de estruturar um plano robusto e ter acesso aos recursos básicos, como:

  • Definição do líder do plano;

  • Alinhamento com a liderança das pautas;

  • Canais de comunicação das informações;

  • Cronograma e público-alvo;

  • Linguagem comum.

Ferramentas


Escolher as ferramentas corretas e coerentes para a sua realidade é uma maneira de aumentar a confiança do colaborador com a organização. Se a empresa tem a cultura da sustentabilidade, se comunicar através de materiais impressos mostra incoerência e pode impactar negativamente no índice de confiança.


Alinhar toda a sua organização com a estratégia da empresa, ensinar como viver os comportamentos da cultura, lembrar quais são as atitudes permitidas e as não toleradas no ambiente de trabalho, compartilhar celebrações, discutir resultados… Todos esses assuntos estratégicos precisam alcançar todos os colaboradores independente deles trabalharem no escritório, na fábrica, na matriz, em outra sede, ou em outro estado.


Por exemplo: TVs corporativas disponíveis no prédio/fábrica/sedes facilitam que todos da organização estejam falando a mesma língua. Já ter uma ferramenta de fácil acesso no mobile, como uma Rede Social Corporativa, facilita que todos sejam notificados sempre que algo importante seja comunicado, independente de onde estiverem.


Mensuração


Saber se o seu plano de comunicação está garantindo o alcance da informação e a compreensão da mensagem é super importante. Além disso o colaborador precisa sentir que essas informações estão realmente fazendo diferença no seu dia a dia.


Existem várias maneiras de mensurar, como: Pesquisas de clima interno, Pesquisa Great Place To Work, e estatísticas das próprias ferramentas utilizadas, como por exemplo, as métricas da Rede Social Corporativa.


Mas sabemos que medir por medir não gera resultado, portanto é importante cruzar os dados e entender como era alguns aspectos antes da CI e após a CI. Algumas sugestões de indicadores para acompanhar são por exemplo : aumento de receita/vendas, taxa de turnover voluntário, satisfação dos colaboradores antes e depois de campanhas de comunicação.

Ainda não está convencido do papel do RH estratégico na Comunicação?


Resumindo, se o seu objetivo e tornar a área de RH da sua empresa estratégica, é preciso ter um plano de Comunicação como ferramenta de trabalho. Se as informações e táticas ficarem guardadas apenas para o RH e para a alta liderança, ou se a comunicação não for eficiente, uma ‘auto sabotagem’ pode acontecer dentro dos seus planos e processos.


Para se tornar um RH estratégico não é necessário realizar todo esse plano de uma vez mas é preciso começar uma vez que, conforme ressaltado na pesquisa 2017 Global Human Capital Trends da Deloitte Insights, vivemos num mundo digital cada vez com mais Millennials. Essa geração espera atuar em um mercado de trabalho produtivo, envolvente e agradável. Posso garantir que melhorar a sua comunicação vai te ajudar na retenção e atração desses talentos. E aí, vamos construir o seu plano de comunicação?  



Ana Lidia Casavechia Bortoleto é Analista de Gestão de Pessoas na SocialBase. Atuando na área de talentos há 6 anos e apaixonada por desenvolvimento de pessoas adora trabalhar em ambientes dinâmicos, com desafios em gestão de mudanças, abertos aos diferentes modelos de gestão de pessoas e é apaixonada pela cultura de startups.


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